Todas las funciones

La página Plataforma presenta GymPilot a grandes rasgos. Aquí está todo lo que sabe hacer el software, por temas. Activas lo que necesita tu gimnasio y decides por grupo quién ve y hace qué, como propietario, entrenador, recepción y socio. Los planes, los ejercicios, las máquinas y la entrevista inicial tienen su propia página, más detallada: Planes de entrenamiento, Ejercicios, Máquinas y Entrevista inicial.

Socios y permisos

Administración de socios con búsqueda y filtros
Exportar listas a Excel, CSV o PDF, o imprimirlas
Grupos con permisos propios por función, para que propietario, entrenador, recepción y socio vean lo que les corresponde
Importar tu lista de socios actual desde un archivo, también los datos de facturación y de domiciliación
Los nuevos socios crean su propia cuenta a través de la web
Las solicitudes de una clase o de un kit de inicio se gestionan en un solo lugar, junto a las solicitudes de clase de prueba
Notas sobre un socio, visibles solo para quien tenga permiso, y si quieres compartidas con el socio, que recibe un aviso
Ver el portal como un socio, para el personal con ese permiso

Clases, reservas y asistencia

Clases con horario fijo, entrenadores y participantes
Reservar clases: los socios reservan ellos mismos una plaza, y si la clase está llena pasan a una lista de espera que avanza sola
Un número máximo de plazas por sesión, con una excepción puntual cuando hace falta
Cancelación gratuita hasta una hora límite antes de la clase; quien no viene sin haber cancelado consta como no presentado
Un límite semanal por suscripción: cuántas clases a la semana puede reservar un socio
Los padres reservan para sus hijos
Listas de asistencia por clase, que el entrenador lleva en el móvil o la tableta, con los socios que han reservado ya marcados
Los socios ven su propia asistencia y sus reservas
Registro por QR: los socios escanean un código en la pantalla del gimnasio
El código QR cambia cada 30 segundos, así que reenviar una foto suya no sirve

Clases de prueba y hacerse socio

Solicitar una clase de prueba a través de la web
Un código QR para folletos y carteles que lleva al formulario de solicitud
El gimnasio confirma la clase de prueba, después el solicitante recibe un aviso y, el día antes, un recordatorio
El entrenador ve la clase de prueba en la lista de asistencia y anota cómo fue
Programar una segunda clase de prueba o inscribir al solicitante como socio directamente, con suscripción si hace falta
Al día siguiente de la clase de prueba, el participante recibe una invitación para hacerse socio, con sus datos ya rellenados, si ofreces suscripciones públicas
Hacerse socio uno mismo a través de la web: elegir una suscripción, pagar el primer pago con iDEAL y dar una orden de domiciliación, también para un hijo
Cifras por paso: escaneos, solicitudes, asistentes e inscritos
Códigos QR de tus páginas más importantes, como las de clase de prueba e inscripción, listos para imprimir

Planes de entrenamiento

Componer planes con días de entrenamiento, ejercicios, series, repeticiones, peso y descanso, o en cardio duración y nivel
Siete plantillas estándar para empezar, y cada plan se puede guardar como plantilla propia
Asignar un plan a un socio, a un grupo o a una clase; cada socio recibe su propia copia y una notificación
Tu socio solo mira, marca por entrenamiento o registra serie a serie, con los valores de la última vez ya rellenados
Un gráfico por ejercicio del peso más alto, la mayor duración o el mayor número de repeticiones
Imprimir un plan en A4 con un código QR al plan de tu socio
Una semana antes de que termine un plan, el entrenador recibe un recordatorio

Ejercicios y máquinas

Una biblioteca estándar de 606 ejercicios en once idiomas, casi todos con una breve demostración animada
Adoptas la biblioteca como copia propia, solo con los ejercicios para las máquinas que tienes
Añadir tus propios ejercicios, fotos y vídeos, o un enlace a YouTube o Vimeo
Los ejercicios nuevos del estándar los traes con un botón, y lo que cambiaste tú se queda como lo dejaste
Marcar los tipos de máquina que tienes, para que el editor de planes solo muestre ejercicios que tus socios pueden hacer
Registrar cada máquina con tipo, ubicación, marca, modelo y número de serie, y su propio código QR o código de barras
Imprimir etiquetas y colocarlas en la máquina
Escanear en la sala: tu socio ve la máquina y los ejercicios que le corresponden, con imágenes e instrucciones

Entrevista inicial, medidas y récords

Una entrevista inicial sobre experiencia, lesiones y limitaciones, solo con consentimiento expreso; por debajo de dieciséis años consiente un padre o una madre
Guardada cifrada, con un permiso propio para abrir las entrevistas y un registro de quién vio qué
Tu socio ve su propia entrevista y puede retirar el consentimiento; la entrevista se elimina entonces al instante
Doce meses después del último plan, la entrevista se elimina automáticamente
Medidas corporales: peso, porcentaje de grasa, perímetro de cintura, cadera, pecho, brazo y muslo, y frecuencia cardíaca en reposo
Un gráfico por tipo de medida, para ver la evolución de un vistazo
Medidas solo con el consentimiento del socio, guardadas cifradas y con un registro; los socios pueden añadir ellos mismos medidas y retirar el consentimiento
Récords personales: al registrar una serie ves enseguida que es un récord nuevo
Las mejores marcas por ejercicio: el peso más alto, las repeticiones máximas con ese peso y un máximo estimado, o en cardio la mayor duración y distancia

Citas con un entrenador

Tipos de cita, como el entrenamiento personal, con duración, precio y los entrenadores que lo ofrecen
Los entrenadores abren sus horarios por día de la semana, con días y horas libres aparte; las clases y citas ya fijadas se descuentan solas
Los socios reservan con un toque una hora libre, con un entrenador concreto o con quien esté disponible
Pagar con iDEAL, con el hueco retenido quince minutos para el socio, o a cuenta en la factura mensual
Cancelación gratuita hasta un número de horas antes; quien ya había pagado recibe el dinero de vuelta
El entrenador ve su propia agenda con las próximas citas y puede cancelar una cita o marcarla como no presentado

Actividad de los socios

Ver qué socios echas en falta: quién lleva tiempo sin venir y quién viene menos en las últimas semanas que antes
Cuenta como visita una clase a la que el socio asistió, un entrenamiento registrado o una cita con un entrenador
Hacer el seguimiento con un mensaje, o marcar que has hablado con el socio
Las cifras se actualizan cada noche y los umbrales los fijas tú

Suscripciones y facturas

Tipos de suscripción al mes o al año, con precio, tipo de IVA, límite semanal de reservas, cuota de inscripción, duración mínima y plazo de aviso
Suscripciones por socio
Cada mes se crean automáticamente las facturas de las suscripciones
Descuento familiar desde la segunda suscripción de una familia
Las suscripciones de los hijos en una sola factura para el padre o la madre
Los socios ven su suscripción y la de sus hijos y se dan de baja ellos mismos, con la fecha de fin a la vista de antemano
Crear facturas sueltas, también en PDF, y facturas de abono
Pago online con Mollie, y reembolsos
Domiciliación bancaria con un archivo SEPA para tu banco
Recordatorios automáticos de facturas vencidas, y recordar, marcar como pagadas o descargar en PDF varias facturas a la vez
Los socios ven sus propias facturas y pagan al momento
Gastos de administración como recargo fijo en las inscripciones a eventos
Cada tarea automática, como las facturas mensuales o los recordatorios, se activa o se desactiva

Eventos

Eventos como un taller, una clínica o una jornada de puertas abiertas, con inscripción
Gratuitos o de pago, con pago online
Llevar la asistencia el mismo día
Exportar o imprimir la lista de participantes, y archivar en lugar de eliminar

Material y ubicaciones

Un catálogo de material, con un código propio por artículo y una cantidad por línea
Prestar y recoger, con una fecha de devolución, y ver qué está retrasado
Los socios ven lo que tienen prestado
Ubicaciones con dirección y horario, vinculadas a clases y material
Listas iniciales ya preparadas, entre otras para clases y material, para no empezar con vistas vacías

Comunicación y soporte

Mensajes para uno o varios grupos de socios, con fecha de inicio y de fin, como información, aviso o urgente
Notificaciones en el portal, visibles al instante en la campana
Por tipo de notificación, el gimnasio elige: en el portal, por correo o ambos
Solicitudes de soporte de los socios que gestionas en el portal; lo que no resuelves tú pasa a nosotros
Un análisis previo opcional con IA de una solicitud de soporte: cuál es el problema y cuál podría ser la solución; la respuesta a quien lo comunicó sigue siendo trabajo humano
Los mensajes del formulario de contacto de la web llegan al mismo lugar

Visión general y comodidad

Un panel personal con bloques que eliges y ordenas tú
Un calendario con clases y eventos
Una suscripción de calendario para tu propia app, con lo que tú elijas; las reservas y las citas también se pueden añadir por separado
Buscar en todo a lo que tienes acceso
Ayuda en cada página con el signo de interrogación, un consejo breve al día y un manual con todas las explicaciones en un solo lugar
Puesta en marcha guiada: guías paso a paso, por ejemplo para la configuración básica y el recorrido de la clase de prueba, con una barra de progreso que marca sola lo que está hecho
Una configuración lista para gimnasios, que te prepara grupos para entrenadores y socios, los menús adecuados, la biblioteca de ejercicios con tus máquinas, suscripciones de ejemplo y un tipo de cita para entrenamiento personal
Un perfil propio con datos, foto, contraseña e idioma
Una papelera para recuperar datos eliminados, que se vacía sola pasado el plazo de conservación
Cifras de uso de tu gimnasio, sin datos de socios concretos
En once idiomas, el árabe de derecha a izquierda
Funciona en móvil, tableta y ordenador, con pantalla clara u oscura

La web de tu gimnasio

Crear páginas y artículos con bloques, sin conocimientos técnicos
Bloques para texto, títulos, listas, citas, tablas, botones, fotos, galerías de fotos y vídeo, y para puntos fuertes, cifras clave, entrenadores, testimonios, artículos, archivos y contacto
Una foto grande de apertura con título y botón en la página de inicio
Ver primero una vista previa, luego publicar, y recuperar una versión anterior
Artículos para novedades y consejos
Una mediateca para fotos, con una versión propia por idioma, y tus propios vídeos o vídeos de YouTube y Vimeo
Compartir archivos, con contraseña o fecha de caducidad si quieres
Un formulario de contacto, cuyos mensajes llegan a soporte
Varios idiomas, con un selector de idioma con banderas y una sugerencia de idioma para los visitantes
Tu propio nombre de dominio
Ajustes para buscadores, una vista previa para redes sociales y un mapa del sitio
Estadísticas de visitas: páginas, dispositivos, navegadores y sitios de referencia, y Google Analytics si quieres
Tu imagen: una plantilla a tu elección, tu logo, colores, tipografías, esquinas y botones, y para quien conozca CSS, reglas de estilo propias con vista previa y versiones
Tu declaración de privacidad y condiciones como páginas en el pie de página, junto a tu número KvK y DUNS

Integraciones

Una API abierta con claves, donde decides por clave qué está permitido, con documentación pública
Webhooks que avisan a otros sistemas de lo que cambia
Una integración para asistentes de IA (MCP) con su propia clave, para el contenido de la web, la imagen de marca, el CSS propio y el soporte
Lo que cambia un asistente de IA queda primero como borrador, y publica una persona

¿Echas algo en falta?

Cuéntanoslo. GymPilot se sigue desarrollando de forma continua, con los deseos de los gimnasios como punto de partida.

Cuéntanoslo